Von Prozessfragmenten zur digitalen Prozesslandkarte: Gestaltung moderner Kerngeschäftsprozesse im öffentlich – rechtlichen Medienhaus
Aufgabe
Aufbauend auf einer vorangegangenen strategischen Studie entschloss sich ein an ein Bundesministerium angebundenes öffentlich-rechtliches Medienhaus, seine Kerngeschäftsprozesse im Hinblick auf die zukünftige Ausstattung mit medienspezifischer Technik neu zu gestalten.
Ziel war es, eine konsistente, digitale und zukunftsfähige Prozessarchitektur zu entwickeln, die sowohl organisatorische als auch technologische Anforderungen der crossmedialen Produktion unterstützt.
Lösung
gefacon verantwortete in der Doppelfunktion von Projektleitung und Geschäftsprozessberatung die detaillierte Konzeption und Dokumentation der zukünftigen Geschäftsprozesse – von der Analyse der Ist-Situation bis hin zur vollständig modellierten Soll-Architektur.
Der methodische Ansatz umfasste:
– Strukturierte Projektinitialisierung und Detailplanung inklusive Steuerungs- und Qualitätsmechanismen,
– Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse durch Interviews, Workshops und vertiefte Recherchen,
– Erhebung und Konsolidierung der Soll-Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen,
– Entwicklung einer digitalen Geschäftsprozesslandkarte auf vier Ebenen (Typ, Gruppe, Prozess, Aktivität),
– Integration einer RACI-Verantwortlichkeitsstruktur auf Prozessebene zur klaren Rollen- und Aufgabenverteilung,
– Definition von Input-, Output- und Prozessbeschreibungen je Prozesselement,
– Ableitung von Tool-Empfehlungen sowie Soll-KPIs zur zukünftigen Steuerung,
– Konzeption eines Digital Workplace-Zielbilds für die zukünftige Arbeitsumgebung im Medienhaus,
– Erstellung einer umfassenden, toolkompatiblen Abschlussdokumentation zur weiteren digitalen Verarbeitung.
Der Fokus lag dabei auf maximaler Strukturierungstiefe, Wiederverwendbarkeit des Geschäftsprozessmodells und dessen technischen Importierbarkeit in ein künftiges Geschäftsprozessmanagementtool.
Eingesetzte Kenntnisse und Erfahrungen
– Geschäftsprozessanalyse und –design,
– Prozessmodellierung auf mehreren Ebenen,
– RACI-Framework und Organisationsdesign,
– BPMN – Business Process Model and Notation,
– Digital Workplace und moderne Arbeitsmodelle,
– Workshop- und Interviewmethodik,
– Stakeholdermanagement zu Redaktionsleitung, Bereichsleitung, übergeordneten Einheiten,
– Dokumentation ausgerichtet auf Toolintegration für Prozessmanagementsysteme.
Mitwirkende
– Projektteam,
– Rund 20 Fach- und Prozessverantwortliche aus Interviews und Workshops.
Ergebnisse
Das Projekt lieferte eine hochstrukturierte und unmittelbar weiterverwendbare Prozessbasis:
– Vollständige Dokumentation der zukünftigen Kerngeschäftsprozesse im Medienhaus,
– Entwicklung einer detaillierten, digitalen Prozesslandkarte auf vier Ebenen,
– Klare Rollen- und Verantwortlichkeitsstruktur durch RACI-Definition,
– Ableitung von KPIs und Tool-Empfehlungen für die spätere Umsetzung,
Erstellung einer importfähigen Grundlage für Geschäftsprozess-Design-Tools.
Fazit
Damit wurde eine zentrale Voraussetzung geschaffen, um die digitale Transformation der Medienhaus-Prozesse nachhaltig und strukturiert umzusetzen.
Jahr: 2016
