Schnelle Wirkung, messbarer Erfolg im Einkauf.
Wie bei einer Messegesellschaft gezielte Neuverhandlungen in Begleitung externer Expertise zu signifikanten Einsparungen führen.
Aufgabe
Der Handlungsdruck war hoch. Die Zielsetzung klar: in nur drei Monaten sollten substanzielle Einsparungen im Einkauf von IT-Systemen und IT-Dienstleistungen realisiert werden. Anstatt langfristige Transformationsprogramme aufzusetzen, wollte der Kunde, eine internationale Messegesellschaft, den Fokus bewusst auf Maßnahmen legen, die kurzfristig zu Einsparungen führen.
Lösung
Der Schlüssel zum Erfolg lag in der klaren Priorisierung. Der Kunde folgte der Empfehlung von gefacon.
Gemeinsam mit dem Einkauf und den IT-Verantwortlichen wurden bestehende Verträge identifiziert, die kurz vor der Verlängerung standen und damit eine ideale Ausgangsbasis für Neuverhandlungen boten.
Der Ansatz war pragmatisch und wirkungsorientiert: zunächst wurden die bestehenden Vertragskonditionen, Lizenzmodelle und tatsächlichen Nutzungsgrade detailliert analysiert. Schnell wurde sichtbar, dass erhebliche Optimierungspotenziale bestanden sowohl in der Preisstruktur, als auch in der Ausgestaltung der Lizenzen.
Darauf aufbauend wurden gezielte Verhandlungsstrategien entwickelt.
Im Fokus standen:
– Anpassung der Lizenzmodelle an die tatsächliche Nutzung
– Reduktion von Überlizenzierung
– Neuverhandlung von Preisen und Vertragskonditionen
– Nutzung der Verlängerungssituation als strategischen Hebel
Durch eine klare Argumentationslinie, fundierte Datenbasis und selbstbewusste Verhandlungsführung konnte die eigene Position bei den Anbietern auf Augenhöhe adressiert werden.
Ergebnisse
Die Wirkung ließ nicht lange auf sich warten. Innerhalb des kurzen Projektzeitraums konnten Einsparungen in der Größenordnung von rund 15 % bzw. im sechsstelligen Bereich realisiert werden – ein Ergebnis, das sowohl die Erwartungen übertraf, als auch sofort budgetwirksam wurde.
Neben den direkten Kosteneffekten profitierte die Gesellschaft zusätzlich von:
– besserer Ausrichtung der Verträge an den tatsächlichen Bedarf,
– Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern,
– einem starken Lerneffekt aufgrund der positiven Erfahrungen mit diesem Ansatz.
Fazit
Das Projekt zeigt eindrucksvoll, dass auch in sehr kurzer Zeit signifikante Erfolge möglich sind – wenn der Fokus stimmt.
Durch die gezielte Konzentration auf kurzfristig realisierbare Hebel und eine konsequente Umsetzung konnten nachhaltige Einsparungen erzielt werden, ohne aufwendige Transformationsprogramme starten zu müssen.
Ein klarer Beleg dafür, dass strategischer Einkauf nicht nur langfristig wirkt – sondern auch schnell messbaren Mehrwert liefern kann.
Jahr: 2025
