Großflächiger System-Rollout in der Systemgastronomie: SAP und Kassenlandschaft im Echtbetrieb transformiert
Aufgabe
Ein marktführendes Unternehmen der Systemgastronomie und des Retail-Segments in Bonn stand vor der Herausforderung, seine Warenwirtschafts- und Kassensysteme deutschlandweit zu standardisieren und in eine integrierte Systemlandschaft zu überführen.
Ziel war der Rollout einer SAP-basierten Warenwirtschaftslösung (gastronomiespezifische Ausprägung) sowie die Integration unterschiedlicher Kassensysteme (u. a. Scheidt & Bachmann und Micros) in die bestehenden Unternehmensprozesse.
Der Rollout umfasste insgesamt 560 Betriebe in Deutschland und stellte hohe Anforderungen an Koordination, Stabilität im laufenden Betrieb und die Zusammenarbeit unterschiedlichster interner und externer Partner.
Lösung
gefacon verantwortete als Projektleitung die detaillierte Rolloutplanung sowie die operative Steuerung der Umsetzung in den einzelnen Betrieben.
Der Ansatz beinhaltete:
– Aufbau einer strukturierten Rollout-Planung für 560 Standorte mit klar definierten Wellen und Priorisierungen,
– Steuerung der Systemintegration zwischen SAP-Warenwirtschaft und Kassensystemen,
– Koordination von internen IT-Teams sowie externen Partnern (SAP-Entwickler, Kassenhersteller, Personaldienstleister),
– Sicherstellung der Betriebsfähigkeit während der Umstellung im Live-Betrieb,
– Regelmäßiges Direct Reporting an den CFO zur transparenten Steuerung von Fortschritt, Risiken und Budget,
– Enge Abstimmung mit den jeweiligen Betriebsinhabern zur reibungslosen Umstellung vor Ort.
Der Fokus lag auf einer operativ belastbaren Umsetzung unter hoher zeitlicher und organisatorischer Komplexität.
Eingesetzte Kenntnisse und Erfahrungen
– Großflächige IT-Rollout- und Transformationsprojekte,
– SAP-Warenwirtschaftssysteme im Retail- und Gastronomieumfeld,
– POS-/Kassensystemintegration,
– Multi-Stakeholder- und Lieferantensteuerung,
– Reporting auf CFO-Ebene,
– Operatives Projektmanagement im Live-Betrieb.
Mitwirkende
– IT-Team (ca. 10 interne Mitarbeitende),
– Externe Dienstleister und Lieferanten (ca. 20 Personen indirekt),
– Betriebsinhaber und Standortverantwortliche in den Filialen,
– SAP-Entwickler, Kassenanbieter und Personaldienstleister.
Ergebnisse
Das Rolloutprogramm konnte erfolgreich gestartet und umgesetzt werden:
– Strukturierte Rolloutplanung und operative Umsetzung für bundesweite Standorte,
– Erfolgreiche Umstellung von rund 100 Betrieben im definierten Zeitraum,
– Stabilisierung der integrierten Systemlandschaft aus SAP und Kassensystemen in den produktiven Standorten.
Im weiteren Verlauf kam es aufgrund konzerninterner Restrukturierungen und wirtschaftlicher Neu-Priorisierungen (u. a. Fokus auf Cashflow-Ziele) zur strategischen Neuordnung des Programms, wodurch weitere größere Rollout-Wellen vorübergehend ausgesetzt wurden.
Fazit
Dennoch wurde eine belastbare Grundlage geschaffen, auf der zukünftige Rollout- und Standardisierungsinitiativen weiter aufbauen konnten.
Jahre: 2011 – 2013
