Skalierung im E-Commerce: Prozesse, Daten und Finance neu gedacht
Aufgabe
Ein schnell wachsender Online-Händler im Segment Luxusuhren – einer der Top-3-Anbieter im Markt – stand vor der Herausforderung, seine internen Strukturen an das Wachstum anzupassen.
Insbesondere die Bereiche Einkauf, Rückläuferabwicklung sowie die finanzielle Datenverarbeitung waren nicht ausreichend skalierbar. Gleichzeitig mussten Kunden- und Rechnungsdaten GoB-konform (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) für die Finanzbuchhaltung aufbereitet werden.
Ziel war es, stabile, skalierbare Prozesse zu schaffen und zugleich eine mögliche Auslagerung der Finanzbuchhaltung vorzubereiten.
Lösung
gefacon übernahm in einer Doppelrolle zum einen als Projektleiter und zum anderen als Fachberater die Analyse und Neugestaltung ausgewählter Geschäftsprozesse mit den Schwerpunkten Einkaufs- und Finanzprozesse sowie die fachliche Brücke zwischen IT, Finance und operativen Bereichen.
Der Ansatz umfasste:
– End-to-End Analyse und Neudesign der Geschäftsprozesse in Einkauf und Rückläuferabwicklung,
– Optimierung des ERP- und Fulfillment-Systems zur Unterstützung wachsender Volumina,
– Strukturierte Aufbereitung von Kunden- und Rechnungsdaten gemäß GoB-Anforderungen für die Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung,
– Konzeption eines Outsourcing-Modells für die Finanzbuchhaltung auf Basis einer Cloud-Lösung (Microsoft Dynamics NAV),
– Koordination eines komplexen Stakeholder-Setups mit IT, Einkauf, Logistik, Finance, Controlling sowie externen Partnern und Wirtschaftsprüfern,
– Vorbereitung eines Auswahl- und Übergabeprozesses für das geplante Outsourcing,
Dabei lag der Fokus auf pragmatischen Lösungen, die sowohl regulatorische Anforderungen als auch operative Skalierung berücksichtigen.
Eingesetzte Kenntnisse und Erfahrungen
– Geschäftsprozessanalyse und –design,
– ERP- und Fulfillment-Systeme im E-Commerce Umfeld,
– Finanzdatenverarbeitung gemäß GoB-Anforderungen,
– Outsourcing- und Betriebsmodellkonzepte,
– Stakeholder-Management in wachstumsstarken Organisationen,
– Schnittstellenmanagement zwischen IT, Finance und Operations.
Mitwirkende
– IT, Einkauf, Logistik, Finance und Controlling,
– Top – Management des Kunden,
– Zwei Systemanbieter aus dem Umfeld MS Dynamics,
– Externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Ergebnisse
Das Projekt führte zu spürbaren strukturellen Verbesserungen:
– Eingeführte neue, skalierbare Geschäftsprozesse in Einkauf und Rückläufermanagement,
– GoB-konforme Rechnungs- und Zahlungsdaten,
– Konzept Outsourcing-Ansatz für die Finanzbuchhaltung,
– Belastbare Entscheidungsgrundlage für die Auslagerung.
Fazit
Damit wurden die wesentlichen Grundlagen geschaffen, um das starke Wachstum des Unternehmens operativ und finanziell abzusichern.
Jahr: 2017
