Einführung der artikelgenauen Bestandsführung im Baumarkt
Aufgabe
Eine führende Baumarktkette (Top 4 im deutschen DIY-Handel) stand vor einer strategisch hochsensiblen Transformation: Die bestehende Bestandsführung sollte „artikelgenau“ erfolgen, damit die Bestandsbewertung von der retrograden Bewertung auf Basis von Verkaufspreisen umgestellt werden konnte auf eine Bewertung zu Anschaffungskosten zu durchschnittlich gewichteten Einkaufspreisen.
Dafür war die bestehende Bestandsführung nicht ausreichend granular, um die gewünschte wirtschaftliche Transparenz entlang der gesamten Wertschöpfungskette sicherzustellen.
Für ein börsennotiertes Unternehmen bedeutete dies unmittelbare Auswirkungen auf GuV, Bilanzierung und damit auch auf den Kapitalmarkt.
Ziel war die Einführung einer artikelgenauen Bestandsführung sowie die Anpassung der gesamten Prozess- und Systemlandschaft.
Lösung
gefacon verantwortete als Fachberater und Projektleiter und im Auftrag des CFO – Vorstands die durchgängige Konzeption und Umsetzung der Transformation – von der Business-Analyse bis zur technischen Umsetzung in den IT-Systemen.
Der Ansatz umfasste:
– End-to-End Business-Analyse und Prozessdesign der gesamten Waren- und Bestandsprozesse,
– Anpassung der Einkaufsbedingungen (Auszeichnungsvorgaben) in enger Abstimmung mit Legal und Einkauf,
– Ableitung und Dokumentation der technischen und funktionalen Anforderungen für die IT-Systeme,
– Stammdatenmanagement: strukturierte Aufbereitung und Bereinigung von über 500.000 Artikelstammdaten (Bewertung und Historie),
– Identifikation und Beseitigung von Negativbeständen im Markt- und Filialbestand,
– Enge Zusammenarbeit mit dem IT-Ausschuss zur Umsetzung der Systemanpassungen,
– Regelmäßiges Reporting an CIO und CFO aufgrund der bilanziellen Relevanz,
– Vorbereitung und Präsentation von Entscheidungsvorlagen in Vorstandssitzungen,
– Abstimmung mit externen Wirtschaftsprüfern zur Sicherstellung der bilanziellen Korrektheit,
– Steuerung eines komplexen Stakeholder-Netzwerks entlang der gesamten Wertschöpfungskette,
– Change- und Kommunikationsmanagement, Konzept und Umsetzung, über alle Ebenen und alle Märkte hinweg.
Der Fokus lag auf der Verbindung von betriebswirtschaftlicher Transparenz, regulatorischer Sicherheit und technischer Umsetzbarkeit.
Eingesetzte Kenntnisse und Erfahrungen
– Retail- und Supply-Chain-Management im DIY-Handel,
– Business Analyse und Prozessdesign (End-to-End),
– Stammdatenmanagement und Datenbereinigung im großen Maßstab,
– ERP- und Bestandsführungssysteme,
– Bilanzielle und CFO-nahe Projektsteuerung,
– Vorstandskommunikation und Entscheidungsmanagement,
– Stakeholder-Management über alle Unternehmensebenen und alle Märkte hinweg.
Mitwirkende
– IT- und Organisationsprojektteam (ca. 10 direkte Mitarbeitende),
– Fachbereiche Einkauf, Logistik, Warengruppenmanagement (ca. 30 indirekt Beteiligte),
– Rund 300 Baumarktleiter im operativen Netzwerk,
– externe Wirtschaftsprüfer einer internationalen WP-Gesellschaft,
– Leiter und Bereiche Finanzen und Controlling – Schwerpunktbereich,
– CIO und CFO sowie Vorstand.
Ergebnisse
Das Projekt führte zu einer grundlegenden Verbesserung der Transparenz und Steuerungsfähigkeit im Warenfluss:
– Entwicklung und Umsetzung eines durchgängigen Konzepts zur artikelgenauen Bestandsführung,
– Implementierung der neuen Bestandslogik in den Systemanwendungen,
– Signifikante Verbesserung der Datenqualität durch Bereinigung von über 500.000 Artikeldatensätzen,
– Nachhaltige Beseitigung von Negativbeständen im Bestandssystem,
– Erhöhung der Transparenz in GuV- und Bestandsbewertung mit direktem Einfluss auf die Unternehmenssteuerung.
Fazit
Damit wurde die zentrale Grundlage für eine Neubewertung des Artikelbestands geschaffen, mit gewünschter Auswirkung auf GuV, Bilanz und Aktienbewertung.
Jahre: 2007 – 2008
