IT neu aufgestellt: Stabilisierung und Professionalisierung als Interim CIO
Aufgabe
Ein Versand- und Onlinehandelsunternehmen (Tochter eines führenden E-Commerce-Marktführers aus Hamburg) stand vor der Herausforderung, seine IT organisatorisch und prozessual neu auszurichten.
Die IT war in einer Phase hoher operativer Belastung, während gleichzeitig die Anforderungen aus Business, Kunden und Partnern deutlich zunahmen. Ziel war es, die IT-Strukturen zu stabilisieren, zu professionalisieren und zukunftsfähig aufzustellen – insbesondere im Hinblick auf Servicequalität, Steuerbarkeit und Lieferantenmanagement.
Lösung
gefacon übernahm die Rolle des Interim CIO und somit die Gesamtverantwortung für die IT-Organisation und deren Neuausrichtung.
Der Ansatz umfasste:
– Führung und Reorganisation des gesamten IT-Bereichs mit rund 20 internen Mitarbeitenden,
– Aufbau eines strukturierten IT-Reportings an die Geschäftsführung zur transparenten Steuerung von Leistung, Risiken und Prioritäten,
– Neuordnung der Kommunikation zwischen IT, Fachbereichen, Kunden und externen Partnern,
– Steuerung und Neuausrichtung zentraler IT-Schlüssellieferanten,
– Einführung eines IT-Service-Managements auf Basis von ITIL mit Fokus auf: Service Request Management, Problem Management, Change Management und Release Management,
– Einrichtung und Operationalisierung eines Change Advisory Boards (CAB) als zentrales Entscheidungsgremium,
– Re-Design zentraler Fulfillment-Prozesse zur Stabilisierung der operativen Abläufe,
– Durchführung einer Business- und Systemanalyse zur Auswahl eines ITSM-Systems,
– Begleitung der Auswahl und Einführung geeigneter ITSM-Lösungen (u. a. Helpline ITSM und Traffix).
Im Mittelpunkt stand die Transformation von einer reaktiven IT-Organisation hin zu einer strukturierten, prozessorientierten Service-Organisation.
Eingesetzte Kenntnisse und Erfahrungen
– Führungserfahrung und Interim CIO / IT-Leadership,
– IT-Service-Management (ITIL),
– Organisations- und Prozessdesign,
– Lieferanten- und Partnersteuerung,
– Governance-Strukturen (CAB, Reporting),
– E-Commerce- und Fulfillment-IT,
– ITSM-Systemauswahl und -Implementierung,
– IT – Einkauf und Verhandlung.
Mitwirkende
– IT-Team (ca. 20 Mitarbeitende),
– Externe IT-Dienstleister und Softwarepartner (ca. 40 Mitarbeitende indirekt),
– Geschäftsführung und Fachbereichsverantwortliche.
Ergebnisse
Die IT-Organisation wurde nachhaltig stabilisiert und neu ausgerichtet:
– Erfolgreiche Reorganisation des gesamten IT-Bereichs,
– Einführung strukturierter ITIL-basierter Serviceprozesse,
– Etablierung eines funktionierenden Change Advisory Boards (CAB),
– Deutlich verbesserte Steuerbarkeit und Transparenz gegenüber der Geschäftsführung,
– Neuordnung der Zusammenarbeit mit zentralen Software- und Servicepartnern,
– Auswahl einer zukunftsfähigen ITSM-Systemlösung zur langfristigen Sicherung der Servicequalität.
Fazit
Damit wurde die Grundlage geschaffen, die IT von einer operativen Engpassorganisation zu einem stabilen, steuerbaren und serviceorientierten Bereich weiterzuentwickeln.
Jahre: 2010 – 2011
