Vom Gerätekauf zum Service-Modell: Wie in einem Luxuswarenhaus Device as a Service (DaaS) strategisch eingeführt wurde
Aufgabe
Eine führende Luxuswarenhaus-Gruppe stand vor einem grundlegenden Wandel ihrer IT-Beschaffungsstrategie für mobile Endgeräte (Devices). Weg vom klassischen Gerätekauf – hin zu einem modernen, flexiblen Device as a Service-Modell für Smartphones, Laptops und Tablets.
Ziel war es, nicht nur einen geeigneten Gerätepartner zu finden, sondern auch den dazugehörigen Service zu beziehen. Die Herausforderung: ein komplexes Auswahlverfahren, zahlreiche Stakeholder aus IT, Einkauf und Recht sowie ein Investitionsvolumen von weit mehr als 1 Mio. EUR.
Lösung
gefacon übernahm die Projektleitung für das Auswahlverfahren – von der ersten Marktanalyse bis zum Vertragsabschluss. Dabei lag der Fokus auf einer strukturierten, transparenten und zugleich praxisnahen Umsetzung.
Zentrale Elemente des Vorgehens waren:
– Konzeption und Feinplanung eines durchgängigen und belastbaren Auswahlprozesses,
– Markterkundung und Vorauswahl geeigneter Anbieter sowie Abstimmung einer fundierten Shortlist,
– End-to-End-Steuerung des gesamten Request for Proposal (RFP) – Prozesses – von der Erstellung über Bietergespräche bis hin zur strukturierten Auswertung,
– Moderation und Steuerung der Entscheidungsfindung über alle beteiligten Bereiche hinweg
– Führung der Vertragsverhandlungen in enger Abstimmung mit Einkauf und Rechtsabteilung
Aktive Veränderungsarbeit: Etablierung des neuen Servicegedankens durch einen externen Partner als zukunftsweisendes Betriebsmodell.
Dabei hat gefacon nicht nur gesteuert, sondern „hands-on“ zur Umsetzung beigetragen, um so die gewünschte Geschwindigkeit und Qualität sicherzustellen.
Eingesetzten Kenntnisse
– Strategisches Sourcing und Lieferantenauswahl nach einem bewährten Ansatz
– RFP-Design und -Durchführung
– Vertrags- und Verhandlungsführung
– IT-Betriebsmodelle (Device as a Service)
– Stakeholder-Management und Entscheidungsmoderation
– Change-Management und kulturelle Transformation
Mitwirkende
– IT, Einkauf und Rechtsabteilung,
– Management als Entscheidungsgremium,
– Externe Anbieter.
Ergebnisse
Das Projekt führte zu einem klaren und nachhaltigen Ergebnis:
– Erfolgreiche Auswahl eines neuen strategischen IT-Servicepartners,
– Abschluss eines tragfähigen und zukunftsorientierten Vertragsmodells,
– Transformation der Gerätebeschaffung hin zu einem flexiblen Serviceansatz,
– Reduktion der Komplexität durch strukturierten Auswahlprozess.
Fazit
Damit wurde nicht nur eine operative Verbesserung erzielt, sondern ein entscheidender Schritt in Richtung moderner, serviceorientierter IT gelegt – mit langfristigem Mehrwert für Effizienz, Skalierbarkeit und Nutzerzufriedenheit.
Jahr: 2022
