Schnelle Wirkung, messbarer Erfolg:
Wie gezielte Neuverhandlungen zu signifikanten Einsparungen führen
Aufgabe
Der Handlungsdruck war hoch. Die Zielsetzung klar: in nur drei Monaten sollten substanzielle Einsparungen im Einkauf von IT-Systemen und IT-Dienstleistungen realisiert werden. Anstatt langfristige Transformationsprogramme aufzusetzen, wollte der Kunde, eine internationale Messegesellschaft, den Fokus bewusst auf Maßnahmen legen, die kurzfristig zu Einsparungen führen.
Lösung
Der Schlüssel zum Erfolg lag in der klaren Priorisierung. Der Kunde folgte dieser Empfehlung.
Gemeinsam mit dem Einkauf und den IT-Verantwortlichen wurden bestehende Verträge identifiziert, die kurz vor der Verlängerung standen und damit eine ideale Ausgangsbasis für Neuverhandlungen boten.
Der Ansatz war pragmatisch und wirkungsorientiert: zunächst wurden die bestehenden Vertragskonditionen, Lizenzmodelle und tatsächlichen Nutzungsgrade detailliert analysiert. Schnell wurde sichtbar, dass erhebliche Optimierungspotenziale bestanden sowohl in der Preisstruktur, als auch in der Ausgestaltung der Lizenzen.
Darauf aufbauend wurden gezielte Verhandlungsstrategien entwickelt.
Im Fokus standen:
– Anpassung der Lizenzmodelle an die tatsächliche Nutzung
– Reduktion von Überlizenzierung
– Neuverhandlung von Preisen und Vertragskonditionen
– Nutzung der Verlängerungssituation als strategischen Hebel
Durch eine klare Argumentationslinie, fundierte Datenbasis und selbstbewusste Verhandlungsführung konnte die eigene Position bei den Anbietern auf Augenhöhe adressiert werden.
Ergebnisse
Die Wirkung ließ nicht lange auf sich warten. Innerhalb des kurzen Projektzeitraums konnten Einsparungen in der Größenordnung von rund 15 % bzw. im sechsstelligen Bereich realisiert werden – ein Ergebnis, das sowohl die Erwartungen übertraf, als auch sofort budgetwirksam wurde.
Neben den direkten Kosteneffekten profitierte die Gesellschaft zusätzlich von:
– besserer Ausrichtung der Verträge an den tatsächlichen Bedarf,
– Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern,
– einem starken Lerneffekt aufgrund der positiven Erfahrungen mit diesem Ansatz.
Fazit
Das Projekt zeigt eindrucksvoll, dass auch in sehr kurzer Zeit signifikante Erfolge möglich sind – wenn der Fokus stimmt.
Durch die gezielte Konzentration auf kurzfristig realisierbare Hebel und eine konsequente Umsetzung konnten nachhaltige Einsparungen erzielt werden, ohne aufwendige Transformationsprogramme starten zu müssen.
Ein klarer Beleg dafür, dass strategischer Einkauf nicht nur langfristig wirkt – sondern auch schnell messbaren Mehrwert liefern kann.
Jahr: 2025
Vom Konflikt zur Kooperation: Wie IT Demand Management zum Erfolgsfaktor wurde
Aufgabe
Ein führender Spezialist für Identitäts- und Datensicherheit stand vor einer zentralen Herausforderung: Die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT war von Spannungen, Missverständnissen und ineffizienten Abstimmungsprozessen geprägt. Gleichzeitig wuchs der Bedarf, IT-Änderungen – insbesondere im SAP-Umfeld – schneller, transparenter und zielgerichteter umzusetzen. Ziel war es, das Demand- und Change-Management neu auszurichten und als verbindendes Element zwischen Business und IT zu etablieren.
Lösung
Die zentrale Steuerungsrolle für sämtliche IT-Anforderungen und Change-Prozesse wurde im Rahmen der Funktion als Projektleiter und IT Demand Manager übernommen.
Die Brücke wurde in Form des IT Demand Managers etabliert, der somit die zentrale Steuerungsrolle für sämtliche IT-Anforderungen im gesamten Change-Prozess von der Erstanforderung bis zur Umsetzungsfreigabe übernahm, wenn erforderlich auch als Projektleiter bis zur Inbetriebnahme eines Change.
Im Fokus stand nicht nur die strukturierte Koordination von SAP und Non-SAP-Änderungsverlangen, sondern vor allem die nachhaltige Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT.
Der Ansatz kombinierte klare Prozesse und deren konsequente Ausführung mit gezielter und stetiger Kommunikation:
– Einführung eines stringenten, einheitlichen Vorgehens im an ITIL angelehnten Demand- und Change-Management-Prozess,
– Priorisierung und Steuerung von Anforderungen in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und dem IT Change PMO
– Aufbau und Pflege einer belastbaren „Brücke“ zwischen Business und IT durch aktive Moderation, Erwartungsmanagement und Übersetzung fachlicher Anforderungen in technische Lösungen
– Impulse zur Digitalisierung ausgewählter Geschäftsprozesse
– Förderung einer offenen, lösungsorientierten Kommunikationskultur
Eingesetzten Kenntnisse
– ITIL Demand- und Change Management,
– Stakeholder- und Kommunikationsmanagement,
– Prozessanalyse und Digitalisierung,
– Konfliktlösung und Moderation,
– Agiles und klassisches Projektmanagement,
– Einsatz von Jira und Confluence.
Ergebnisse
Die Transformation zeigte Wirkung:
– Umsetzung zahlreicher (Non-) SAP-Änderungsverlangen aus den Fachbereichen,
– Deutlich gesteigerte Transparenz und Effizienz in Demand- und Change-Prozessen,
– Vor allem : grundlegender Wandel in der Zusammenarbeit.
Fazit
Aus einer ehemals konfliktbeladenen Beziehung entwickelte sich eine konstruktive, offene und lösungsorientierte Partnerschaft zwischen Fachbereichen und IT.
Damit wurde nicht nur die operative Leistungsfähigkeit gesteigert – sondern auch die Basis für zukünftige Innovation und Digitalisierung nachhaltig gestärkt.
Jahre: 2021 bis 2025
